Inscripción de actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos

De conformidad con lo establecido en la Circular 003 del 01 de agosto de 2018, numeral 2.3, las empresas que manejan bases de datos personales tienen la obligación de actualizar anualmente su inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) dentro del primer trimestre de cada año.

Esta actualización aplica a empresas cuyos activos superen los 100.000 UVT, equivalentes a CUATRO MIL SETECIENTOS SEIS MILLONES QUINIENTOS MIL PESIS ($4.706.500.000 COP), sin importar su sector o actividad económica.

De acuerdo con la normativa, las bases de datos deben actualizarse en los siguientes casos:

1. Dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes, cuando existan cambios sustanciales en la información registrada.
2. Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2020.

Dado que la sociedad podría estar dentro del rango de sociedades obligadas a cumplir con esta actualización, consideramos importante informarle sobre los aspectos clave que deben verificarse y actualizarse en el RNBD:

• Identificación y objetivo de las bases de datos registradas.
• Clasificación y tipos de datos recolectados.
• Responsables y encargados del tratamiento de la información.
• Canales de atención al titular de los datos.
• Medidas de seguridad implementadas.
• Transferencias y transmisiones internacionales de datos, si aplican.

Sanciones por incumplimiento

El no cumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones de hasta 2.000 SMMLV, equivalentes a $2.847.000.000 COP, además de órdenes administrativas impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Conscientes del impacto que puede generar el incumplimiento de esta normativa, ponemos a su disposición nuestros servicios de asesoría legal para garantizar el correcto registro y actualización de sus bases de datos ante la SIC.

Si desean recibir una cotización y un análisis detallado de su caso, estamos atentos para brindarles la mejor solución adaptada a sus necesidades.

El plazo para la actualización vence el 31 de marzo de 2025.